Koszt firmowy to wydatek służący uzyskaniu przychodu z działalności gospodarczej lub zachowaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. To na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wykazania przed urzędem skarbowym, że dany wydatek łączy się z prowadzoną działalnością.
Zaliczając wydatki do kosztów należy kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Oprócz tego trzeba zwrócić uwagę na przepisy, które niekiedy wykluczają zaliczenie wydatków do kosztów firmowych.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera spis wydatków, które z założenia nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli zdaniem podatnika spełniają kryteria kosztów. Przed ujęciem wydatku w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów trzeba sprawdzić, czy nie znajduje się na tej liście.
Taka definicja kosztu firmowego sprawia, że zaliczenie wydatku do kosztów firmowych podlega interpretacji.
Niestety, to że Twoim zdaniem wydatek zalicza się do kosztów uzyskania przychodów nie oznacza, że urzędnicy podzielą Twoją opinię. W trakcie kontroli podatkowej możesz zostać poproszony(-a) o udowodnienie, że dany wydatek spełnia te kryteria. Generowanie kosztów firmowych wymaga dokonywania przemyślanych i udokumentowanych zakupów.