W większości przypadków, aby zakup mógł stać się kosztem, trzeba uzyskać od sprzedawcy odpowiedni dokument potwierdzający wydatek.
Mogą to być:
- faktury,
- rachunki,
- bilety na trasy powyżej 50 km, na których widnieje m.in. NIP sprzedawcy,
- dowody zapłaty za przejazd autostradą,
- dowody poniesienia opłat pocztowych,
- umowy i rachunki do umów.
W niektórych przypadkach (m.in. diety w podróżach służbowych, różnice kursowe), koszt dokumentuje się na podstawie dowodu wewnętrznego, sporządzanego przez biuro rachunkowe lub we własnym zakresie.